Repositorios digitales institucionales

¿Por qué todavía observamos que algunos autores no se muestran muy interesados en que su producción científica o intelectual sea incluida en un repositorio institucional? ¿Cómo podemos convencerlos de que el repositorio institucional puede constituir un vehículo eficaz para visibilizar su producción científica e intelectual?

En primer lugar, podemos divulgar el propósito, los objetivos y el esfuerzo comunitario establecido a nivel nacional, lo que a su vez responde a esfuerzos internacionales por el acceso abierto a la producción científica. Este esfuerzo se expresa en estándares para el tratamiento de la información, plataformas tecnológicas interoperables y sistemas nacionales de control y difusión de información científica y tecnológica.

En segundo lugar, debemos informar cuáles son los beneficios posibles de obtener tanto para los autores como para la institución y la sociedad.

Las universidades se benefician con el aumento de la visibilidad de su producción científica y mejora su posición en los rankings que asignan puntaje al número de artículos publicados en revistas indizadas.

Los autores deben conocer que el repositorio institucional permite incluir todo tipo de documentos: tesis, artículos de revistas, capítulos de libros, libros completos, etc., lo que los beneficia directamente porque hace visibles sus investigaciones entre sus pares de todo el mundo, favorece la consulta y lectura de sus publicaciones, procesos que generan un mayor número de citaciones y, por ende, incrementan el conocido factor de impacto.

De la experiencia en explicar los beneficios del repositorio a los autores, encontramos que muchos de ellos desconocen la correcta gestión de sus derechos de autor. Por ejemplo, desconocen que durante el proceso de publicación se generan diferentes versiones de su artículo o paper y que algunas de ellas pueden difundirse a través de los repositorios, siempre que se tengan en cuenta las condiciones de los editores.
Dentro de las versiones que pueden ser depositadas en los repositorios institucionales tenemos las siguientes:

Preprint: es la versión preliminar de un artículo o paper puesto a consideración de un editor para su revisión y eventual publicación. Esta versión brinda inmediatez y puede ser consultada por los estudiantes, investigadores e interesados antes de su publicación en una revista, generalmente de acceso abierto.

Postprint: es la versión aceptada del artículo por el editor tras haber sido evaluado favorablemente por uno o más expertos en el tema durante el proceso de revisión, es decir, el camino recorrido por la versión preliminar hasta incorporar los cambios realizados a solicitud o propuesta de los revisores. Se trata de la versión más cercana a la versión final publicada por el editor y es también conocida con la denominación de manuscrito aceptado.

Versión final: es la versión final publicada por el editor luego de haber pasado por la maquetación o la diagramación, procesos en los que se aplica estándares editoriales de calidad, que también incluyen corrección de estilo.

Es importante anotar que, dependiendo de las condiciones que establezcan los editores de las revistas, será posible o no depositar estas versiones en un repositorio institucional.

En el caso de las revistas de acceso abierto, no habrá ningún inconveniente en depositar la versión final publicada del artículo en el repositorio institucional porque existen licencias de distribución que así lo permiten. Sin embargo, esto no es posible en las revistas de pago o suscripción.

En efecto, en este segundo tipo de revistas, la alternativa es el depósito de la versión postprint o versión aceptada, para lo cual deben respetarse las condiciones de distribución que autorice el editor. Cada vez es más grande el número de editoriales comerciales que autorizan la difusión de estas versiones en los repositorios institucionales. Las condiciones que imponen son, por ejemplo, reconocer la fuente del editor mediante una cita, vincular el manuscrito aceptado con la versión del editor mediante un identificador persistente como el DOI (digital object identifier), incluir la licencia de distribución que otorga el editor y, lo que es de la mayor importancia, hacer público el postprint en una fecha posterior a la versión final publicada o versión del editor, incluso, en algunos casos, después de un periodo de tiempo prolongado. Esta última condición descrita es conocida como embargo.

¿Cómo pueden los autores conocer cuáles son las condiciones del editor de la revista en la que se publicará su artículo?
Definitivamente la primera fuente es la editorial. La información puede encontrarse en la página web de la revista o de la editorial, específicamente en las secciones dedicadas a las políticas de acceso abierto o los derechos de autor. Sin embargo, existe Sherpa Romeo (https://v2.sherpa.ac.uk/romeo/), un recurso en línea que agrega y presenta las políticas de archivo de acceso abierto y los resúmenes de los derechos de autor de las editoriales y revistas de todo el mundo, revista por revista.

Las bibliotecas han asumido el reto de gestionar los repositorios institucionales y les corresponderá también orientar adecuadamente a los autores respecto a sus derechos.